Dibutuhkan beberapa alat video conference dalam ruang rapat. Dengan alat-alat tersebut, conference hybrid jadi lebih efektif. Untuk menghasilkan video conference yang efektif dan profesional, dibutuhkan beberapa perangkat, bukan hanya kamera PTZ.
Dengan paket peralatan video conference yang lengkap, rapat akan lebih optimal. Namun tidak semua orang tahu sebenarnya apa saja yang dibutuhkan saat video conference. Hal ini menyebabkan rapat kerap kali tidak lancar dan “ngaret” karena memerlukan persiapan yang lama.
Alasan Mengapa Butuh Video Conference saat Rapat
Penggunaan video conference dalam rapat diperlukan dalam beberapa situasi, terutama ketika anggota tim berada di lokasi yang berbeda. Misalnya, saat perusahaan memiliki kantor cabang di berbagai kota atau negara, atau ketika beberapa anggota tim bekerja dari rumah. Video conference juga berguna untuk rapat dengan klien atau mitra bisnis yang berlokasi jauh.
Secara garis besar, manfaat video conference antara lain:
Efisiensi Waktu dan Biaya
Mengurangi kebutuhan perjalanan sehingga menghemat biaya transportasi dan waktu. Hal ini akan menjadikan video conference sebagai solusi biaya rapat yang kerap menghabiskan banyak anggaran.
Fleksibilitas
Memungkinkan peserta untuk bergabung dari mana saja, asalkan mereka memiliki koneksi internet yang stabil. Rapat juga menjadi dapat dilakukan kapan saja tanpa perlu terlalu ribet melakukan penjadwalan janji temu.
Kolaborasi yang Lebih Baik
Dengan fitur berbagi layar, anggota tim dapat bekerja sama secara real-time pada dokumen atau proyek. Menjadikan rapat lebih profesional, efektif, dan dapat memberikan penjelasan yang lebih komprehensif terhadap semua peserta rapat.
Peningkatan Produktivitas
Rapat dapat dilakukan lebih sering dan mudah diatur tanpa kendala jarak. Hal ini akan meningkatkan produktivitas dimana team tidak perlu menghabiskan waktu untuk perjalanan ke ruang rapat.
Rekaman Rapat
Beberapa alat video conference menyediakan fitur rekaman yang memungkinkan peninjauan kembali isi rapat. Ini menjadi hal yang sangat penting terutama ketika ada peserta rapat yang tidak dapat mengikuti pertemuan. Atau ketika pertemuan berisi training yang perlu disharing kembali kepada orang baru yang perlu training.
Walaupun banyak manfaatnya, namun manfaat-manfaat tersebut akan didapatkan jika ruang rapat memiliki peralatan conference yang lengkap. Bukan sekedar peralatan yang langsung berhubungan dengan conference. Anda juga perlu mempersiapkan alat-alat yang terkait pendukung kelancaran rapat itu sendiri.
Alat-alat yang Dibutuhkan untuk Mendukung Video Conference
Untuk memastikan video conference berjalan lancar dan efektif, berikut adalah daftar alat yang perlu disiapkan:
Kamera PTZ Berkualitas Tinggi
Kamera PTZ dengan resolusi tinggi sangat penting untuk memastikan gambar yang jernih. Kamera PTZ biasanya memberikan kualitas gambar yang lebih baik dibandingkan dengan kamera bawaan laptop. Selain itu, fungsional kamera PTZ akan mendukung conference yang lebih nyaman untuk dilihat dan terintegrasi dengan berbagai perangkat audio visual.
Mikrofon dan Speaker
Mikrofon berkualitas tinggi diperlukan untuk memastikan suara terdengar jelas oleh semua peserta. Speaker atau headphone yang baik juga dibutuhkan agar peserta dapat mendengar dengan jelas. Untuk hasil yang optimal, gunakan mikrofon eksternal dan speaker atau headphone dengan noise cancellation.
Layar atau Proyektor
Untuk ruang rapat yang lebih besar, proyektor atau layar lebar sangat membantu dalam menampilkan gambar dari video conference. Hal ini memungkinkan semua peserta di dalam ruangan dapat melihat dengan jelas.
Perangkat Audio-Visual (AV) Control System
Sistem ini mengintegrasikan berbagai peralatan AV dalam satu kontrol, memudahkan pengaturan dan penggunaan selama rapat.
Koneksi Internet yang Stabil
Koneksi internet yang cepat dan stabil sangat penting untuk menghindari gangguan selama video conference. Sebaiknya gunakan jaringan kabel daripada Wi-Fi untuk koneksi yang lebih stabil.
Platform Video Conference yang Andal
Pilih platform video conference yang memenuhi kebutuhan rapat. Beberapa platform populer antara lain Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, dan Cisco Webex. Pastikan platform tersebut memiliki fitur yang dibutuhkan seperti berbagi layar, rekaman, dan ruang breakout.
Lighting yang Memadai
Pencahayaan yang baik sangat penting untuk memastikan wajah peserta terlihat jelas. Gunakan pencahayaan yang terang namun tidak menyilaukan, dan hindari pencahayaan dari belakang yang bisa membuat wajah tampak gelap.
Komputer atau Laptop dengan Spesifikasi Memadai
Pastikan perangkat yang digunakan memiliki spesifikasi yang cukup untuk menjalankan aplikasi video conference tanpa hambatan. Terutama untuk menjalankan aplikasi untuk presentasi bersamaan dengan aplikasi conferenze seperti google meet dan zoom.
Dengan menyiapkan alat-alat tersebut, rapat video conference dapat berjalan dengan lebih lancar dan efektif. Pemilihan alat yang tepat akan meningkatkan kualitas komunikasi dan kolaborasi, sehingga tujuan rapat dapat tercapai dengan lebih baik. Jika anda masih kesulitan mengimplementasikan video conference di kantor anda, Indovisual dapat menjadi solusi kebutuhan anda.
Indovisual, Solusi Kebutuhan Alat Video Conference Terlengkap
Untuk memenuhi kebutuhan alat-alat video conference, Indovisual hadir sebagai solusi yang terpercaya dan lengkap. Indovisual menawarkan berbagai macam perangkat yang diperlukan untuk menunjang rapat video conference, dari kamera PTZ berkualitas tinggi hingga sistem kontrol AV yang terintegrasi. Berikut adalah beberapa alasan mengapa Indovisual menjadi pilihan yang tepat:
Produk Berkualitas Tinggi
Indovisual menyediakan produk-produk dari merek ternama yang telah teruji kualitasnya. Dengan menggunakan peralatan berkualitas, Anda dapat memastikan rapat video conference berjalan dengan lancar dan efektif.
Layanan Lengkap dan Profesional
Indovisual menawarkan layanan yang lengkap, mulai dari konsultasi kebutuhan, pemasangan peralatan, hingga dukungan teknis. Tim profesional dari Indovisual siap membantu Anda dalam setiap langkah untuk memastikan semua peralatan berfungsi dengan optimal.
Pilihan Produk yang Beragam
Indovisual memiliki berbagai macam produk yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda. Mulai dari perangkat kamera, mikrofon, speaker, hingga perangkat lunak video conference, semua tersedia di Indovisual.
Konsultasi dan Desain Ruang Rapat
Indovisual tidak hanya menjual produk, tetapi juga memberikan konsultasi dan desain ruang rapat yang sesuai dengan kebutuhan video conference Anda. Dengan desain yang tepat, ruang rapat dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk mendukung komunikasi dan kolaborasi tim.
Dukungan Teknis yang Responsif
Dalam hal terjadi masalah teknis, tim dukungan Indovisual siap membantu dengan respons cepat dan solusi yang tepat. Dukungan ini memastikan bahwa rapat video conference Anda selalu berjalan tanpa hambatan.
Dengan memilih Indovisual sebagai penyedia solusi kebutuhan video conference, Anda dapat yakin bahwa setiap rapat akan berlangsung dengan lancar dan efisien. Indovisual membantu memastikan bahwa komunikasi jarak jauh tidak lagi menjadi kendala, melainkan menjadi keunggulan dalam mencapai tujuan bisnis Anda.
Demikianlah informasi mengenai alat video conference yang anda butuhkan di ruang rapat. Semoga informasi yang kami berikan ini dapat bermanfaat untuk kita semua. Terimakasih.
